Yleistä

Paikka: Petäjärannan Leirikeskus, Luumäki Aika: Lauantaina 5.7.2008 klo 14:00

Paikalla:Santeri Palin, Pekka Saarimaa, Vesa Piittinen, Henri Kneckt, Anna Koppanen, Eero Santala, Juho Nummi, Jaakko Pirinen, Mervi Mäkelä, Ari Leino, Henna Hännikäinen, Timo Patrikainen, Sami Paldanius, Miikka Haleyi, Kaisa Linnasalo, Wenla Gustafsson, Taru Heikkinen, Mikko Nikkilä, Aila Heikkinen, Anna Jääskeläinen

§ 1: Kokouksen avaaminen

Yhdistyksen puheenjohtaja Santeri Palin avasi kokouksen klo 14:04

§ 2: Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa

Puheenjohtajaksi valittiin Santeri Palin.

Sihteeriksi valittiin Pekka Saarimaa.

Pöytäkirjantarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi valittiin Juho Nummi ja Mikko Nikkilä.

§ 3: Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

§ 4: Hyväksytään kokouksen työjärjestys

Työjärjestys hyväksyttiin sellaisenaan.

§ 5: Esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja tilintarkastajien lausunto

Rahastonhoitaja esitteli tilinpäätöksen sekä tilintarkastajien lausunnot, kuten myös kuluvan tilikauden budjetin. Puheenjohtaja esitteli vuosikertomuksen.

§ 6: Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille

Tilinpäätös vahvistettiin ja hallitukselle sekä muille vastuuvelvollisille myönnettiin vastuuvapaus.

§ 7: Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksun suuruus

Rahastonhoitaja esitteli tulevan tilikauden (1.9.2008 – 31.8.2009) budjetin. Puheenjohtaja esitteli toimintasuunnitelman. Tarkoituksena olisi löytää viikonloppumiittejä varten suurempi leirikeskus Vesilahden Lammasniemen tilalle. Tolkien Reading Day järjestetään uudestaan keväällä 2009. Yhteistyötä tiivistetään Suomen Tolkien Seuran kanssa. Tätä helpottaa se, että yhdistyksen 2007-08 hallituksen puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja kuuluvat STS:n hallitukseen.

Vahvistettiin jäsenmaksun säilyttäminen entisellään.

§ 8: Vahvistetaan uuden hallituksen koko sekä valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet

Hallituksen kooksi vahvistettiin puheenjohtaja, viisi varsinaista jäsentä sekä kolme varajäsentä.

Puheenjohtajaksi ehdotettiin Santeri Palinia, Eero Santalaa sekä Jaakko Piristä. Eero Santala ja Jaakko Pirinen kieltäytyivät, joten puheenjohtajaksi seuraavalle kaudelle valittiin Santeri Palin.

Hallitukseen olivat ehdolla varsinaisiksi jäseniksi Taru Heikkinen, Mervi Mäkelä, Eero Santala, Jaakko Pirinen sekä Pekka Saarimaa. Varajäseniksi olivat ehdolla Miikka Uotila, Henna Hännikäinen sekä Anna Jääskeläinen.

Koska ehdokasmäärä täsmäsi paikkojen määrään, ei äänestystä järjestetty.

§ 9: Valitaan yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja heille varatilintarkastajat

Ehdotettiin Maija Rämöä tilintarkastajiksi. Maija Rämö oli antanut suostumuksensa etukäteen. Maija Rämö valittiin varsinaiseksi tilintarkastajaksi.

Varatilintarkastajaksi ehdotettiin Aila Heikkistä. Aila Heikkinen valittiin varatilintarkastajaksi.

§ 10: Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

Ehdotus ns. kaksoisjäsenyydestä eli yhdessä Suomen Tolkien-seuran kanssa järjestetään mahdollisuus maksaa yhdellä jäsenmaksulla sekä Verkkoyhteisö Kontu ry:n että Suomen Tolkien-seuran jäsenyys. Ehdotusta kannatettiin, joten hallitus aloittaa neuvottelut asiasta Suomen Tolkien Seuran hallituksen kanssa. Uusi käytäntö on tarkoitus saattaa voimaan ennen kalenterivuoden 2009 alkamista.

Puheenjohtaja ilmoitti muutetusta jäsenhakemusten hyväksymiskäytännöstä. Jäsen on täysivaltainen kun sekä hakemus että jäsenmaksu on saapunut. Mikäli tarvetta ilmenee, asiaa voidaan käsitellä seuraavassa hallituksen kokouksessa.

§ 11: Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja Santeri Palin päätti kokouksen klo 15:20